Informacja dotycząca ochrony danych związana z przetwarzaniem przez nas danych zgodnie z artykułami (art.) 13, 14 i 21 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – „RODO”.

Poważnie traktujemy kwestię ochrony danych i niniejszym informujemy Państwa, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane oraz jakie roszczenia i prawa przysługują Państwu zgodnie z regulacjami prawnymi w sprawie ochrony danych. Okres obowiązywania od 25 maja 2018.

1. Jednostka odpowiedzialna za przetwarzanie danych i dane do kontaktu
Administrator danych osobowych:

JOST Polska Sp. z o.o.
Ul. Motoryzacyjna 6
67-100 Nowa Sól
Polska
Email: odo@jost-world.com

2. Cel i podstawa prawna dla przetwarzania Państwa danych
Przetwarzamy dane osobowe w zgodzie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych, znajdującymi zastosowanie (szczegóły poniżej). To, jakie dane są przetwarzane w konkretnym przypadku i w jaki sposób są one wykorzystywane, zależy przede wszystkim od zleconych lub uzgodnionych w danym przypadku usług. Dodatkowe rozwinięcie celów przetwarzania danych można znaleźć w odpowiednich umowach, formularzach, oświadczeniach w sprawie wyrażenia zgody i/lub innych udostępnianych Państwu informacjach (np. w ramach korzystania z naszej strony internetowej lub naszych warunków handlowych. Ponadto niniejsza informacja w sprawie ochrony danych może być aktualizowana i znajdziecie ją Państwo na naszej stronie internetowej https://www.jost-world.com/ oraz https://www.jost-polska.pl/home-pl.html

2.1 Cele związane z wykonaniem umowy lub działań sprzed zawarcia umowy (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 b RODO)
Dane osobowe przetwarzane są w celu wykonywania naszych umów zawartych z Państwem oraz Państwa zleceń, a także realizacji działań i czynności w ramach stosunków przedumownych,. Do działań tych należą przede wszystkim komunikacja prowadzona z Państwem w związku z umowami, czynności związane z dokumentowaniem transakcji, zleceń i innych uzgodnień oraz dla kontrola jakości poprzez odpowiednią dokumentację, procedury handlowe, działania mające na celu sterowanie procesami biznesowymi i ich optymalizację, a także wywiązywanie się z ogólnych obowiązków staranności, zarządzanie i kontrola przez przedsiębiorstwa powiązane (np. spółkę matkę); analizy statystyczne związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem, ewidencja kosztów i controlling, sprawozdawczość, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, zarządzanie awaryjne, rozliczanie i ocena podatkowa wyników operacyjnych, zarządzanie ryzykiem; zapewnienie bezpieczeństwa IT (m.in. testy systemowe lub testy wiarygodności) i bezpieczeństwa ogólnego, m.in. bezpieczeństwa budynków i urządzeń, zapewnienie i przestrzeganie prawa firmowego (np. poprzez kontrolę dostępu); zagwarantowanie integralności, autentyczności i dostępności danych, zapobieganie popełnianiu czynów karalnych i wyjaśnianie ich; kontrola ze strony gremiów nadzorczych lub instancji kontroli (np. rewizja).

2.2 Cele związane z prawnie uzasadnionym interesem Administratora lub osób trzecich (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 f RODO)
W zakresie wykraczającym poza wykonanie umowy lub umowy przedwstępnej, przy uwzględnieniu pkt 2.3 i 2.4, przetwarzamy Państwa dane ewentualnie wówczas, gdy jest to wymagane dla ochrony prawnie uzasadnionych interesów naszych lub osób trzecich. W szczególności dla następujących celów:
− reklamy lub badań rynku i opinii, chyba że nie wyrazili Państwo na to swojej zgody;
– pozyskiwania informacji oraz wymiany danych z agencjami informacyjnymi, o ile wykracza to poza nasze ryzyko gospodarcze;
– kontroli i optymalizacji metod analizy zapotrzebowania;
– dalszego rozwoju usług i produktów oraz istniejących systemów i procesów;
– ujawnienia danych osobowych w ramach Due Diligence w przypadku negocjacji przedsiębiorstwa w sprawie sprzedaży;
– porównania danych z europejskimi i międzynarodowymi listami antyterrorystycznymi, jeżeli wykracza to poza zobowiązania ustawowe;
– wzbogacania naszych danych, m.in. poprzez wykorzystywanie lub wyszukiwanie publicznie dostępnych danych;
– analiz statystycznych lub analizy rynku; benchmarkingu;
– dochodzenia roszczeń prawnych i obrony w przypadku sporów prawnych, niepodlegających bezpośrednio stosunkowi umownemu;
– rozwoju systemów scoringowych lub zautomatyzowanych procesów decyzyjnych;
– zapobiegania czynom karalnym;
– bezpieczeństwa budynków i urządzeń (np. poprzez kontrole dostępu i monitoring wideo), o ile wykracza to poza ogólne obowiązki staranności;
– badań wewnętrznych i zewnętrznych, kontroli bezpieczeństwa; ewentualnego zapisywania rozmów telefonicznych dla celów kontroli jakości i celów szkoleniowych;
– uzyskania i utrzymania certyfikatów natury prywatnoprawnej lub urzędowej zapewnienie i egzekwowanie praw za pomocą odpowiednich środków, również poprzez nadzór wideo w celu ochrony naszych klientów i pracowników, a także w celu zabezpieczenia dowodów w przypadku przestępstw i zapobiegania im.

2.3 Cele związane z Państwa zgodą (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 a RODO)
Państwa dane osobowe mogą być także przetwarzane w konkretnych celach (np. wykorzystywanie Państwa adresu e-mail do celów marketingowych) na podstawie udzielonej przez Państwa zgody. Zgoda może być przez Państwa w każdej chwili wycofana. Dotyczy to także wycofywania oświadczeń w sprawie udzielenia zgody, złożonych przed wejściem w życie RODO, a więc przed 25. maja 2018. Informację odnośnie celów i konsekwencji wycofania lub nieudzielenia zgody otrzymują Państwo osobno w odpowiedniej treści zgody. Wycofanie zgody wywiera skutek dopiero na przyszłość. Nie dotyczy to operacji przetwarzania danych sprzed momentu wycofania zgody i operacje te pozostają zgodne z prawem.

2.4 Cele związane z wypełnieniem obowiązków prawnych (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 c RODO) lub interesu publicznego (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 e RODO)
Podobnie jak każdy, kto uczestniczy w życiu gospodarczym, tak i na nas spoczywa wiele zobowiązań prawnych. Przede wszystkim należą do nich wymagania ustawowe (np. ustawy dotyczące prawa cywilnego, spółek handlowych, rachunkowości czy podatków). Do celów przetwarzania danych mogą należeć również zapobieganie oszustwom, zapobieganie, zwalczanie i wyjaśnianie kwestii finansowania terroryzmu i czynów karalnych stanowiących zagrożenie dla mienia, porównywanie danych z europejskimi i międzynarodowymi listami antyterrorystycznymi, wywiązywanie się z obowiązków kontroli i zgłoszeń podatkowych oraz archiwizacja danych dla celów ochrony i bezpieczeństwa danych oraz kontroli przeprowadzanych przez organy podatkowe i inne publiczne instytucje. Ponadto ujawnienie danych osobowych może być wymagane w ramach działań urzędowych/sądowych w celu przeprowadzenia dowodów, ścigania przestępstw lub dochodzenia roszczeń cywilno-prawnych.

3. Przetwarzane przez nas kategorie danych, jeżeli nie otrzymaliśmy danych bezpośrednio od Państwa, oraz ich pochodzenie
Jeżeli jest to wymagane do świadczenia naszych usług, Informacja dotycząca ochrony danych wersja 25.05.2018 nr 01 Strona 2 z 3 przetwarzamy dane osobowe pozyskiwane zgodnie z prawem od innych przedsiębiorstw lub innych osób trzecich (np. agencji informacyjnych, agencji baz adresowych). Ponadto przetwarzamy dane osobowe, które zgodnie z prawem pobraliśmy, pozyskaliśmy lub nabyliśmy z powszechnie dostępnych źródeł (jak np. spisy telefonów, rejestry handlowe i rejestry stowarzyszeń, rejestry zgłoszeniowe, listy dłużników, księgi wieczyste, prasa, internet i inne media) i które mamy prawo przetwarzać.

Do istotnych danych osobowych należą w szczególności:
– dane personalne (imię i nazwisko, PESEL)
– dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu)
– potwierdzenie płatności/pokrycia w przypadku kart do kont bankowych i kart kredytowych
– informacje o Państwa sytuacji finansowej (dane dotyczące wypłacalności, w tym scoring, a więc dane związane z oceną ryzyka gospodarczego)
– historia klienta
– dane dotyczące wykorzystywania przez Państwa oferowanych przez nas telemediów (np. czas odwiedzania naszych stron internetowych, korzystania z aplikacji lub newslettera, klikanie na nasze strony/linki lub wpisy i tym podobne dane)
– dane wideo.

4. Odbiorcy lub kategorie odbiorców Państwa danych
W obrębie naszego przedsiębiorstwa Państwa dane otrzymują te jednostki wewnętrzne lub jednostki organizacji, którym są one potrzebne do wywiązywania się z naszych zobowiązań wynikających z umów lub obowiązków prawnych, czy też do opracowywania i realizacji naszych uzasadnionych interesów. Przekazywanie Państwa danych jednostkom zewnętrznym odbywa się wyłącznie

  • w związku z realizacją umów;
  • w celu realizacji wytycznych prawa, według których jesteśmy zobowiązani do udzielania informacji, zgłaszania lub przekazywania danych czy też według których przekazywanie danych leży w interesie publicznym;
  • jeżeli zewnętrzne przedsiębiorstwa usługowe przetwarzają dane na nasze zlecenie jako administrator danych osobowych lub jednostka pełniąca jego funkcję (np. zewnętrzne centra obliczeniowe, jednostki zajmujące się wsparciem technicznym/serwisem aplikacji EPD/IT, archiwizacją danych, opracowywaniem dokumentów, serwisy Call Center oraz jednostki zajmujące się zgodnością usług z przepisami, kontrolingiem, sprawdzaniem danych w celach przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, walidacją danych lub kontrolą poprawności danych, niszczeniem danych, zakupami/zaopatrzeniem, zarządzaniem klientami, mailingiem (lettershops), marketingiem, technikami medialnymi, reaserchem, kontrolingiem ryzyka, rozliczeniami, telefonią, zarządzaniem stronami internetowymi, przeprowadzające kontrole przez biegłych rewidentów, instytucje kredytowe, drukarnie lub przedsiębiorstwa zajmujące się utylizacją danych, świadczące usługi kurierskie, logistyczne);
  • gdy istnieją uzasadnione interesy nasze lub interesy osób trzecich do celów wymienionych w pkt. 2.2 (np. udostępnianie danych urzędom, agencjom informacyjnym, w ramach inkasa, adwokatom, sądom, rzeczoznawcom, przedsiębiorstwom należącym do koncernu oraz gremiom i instancjom przeprowadzającym kontrole).

Poza wymienionymi sytuacjami nie będziemy przekazywać Państwa danych osobom trzecim. Jeżeli zlecamy przetwarzanie danych usługodawcy, Państwa dane podlegają takim samym standardom bezpieczeństwa jak w naszym przedsiębiorstwie. W pozostałych przypadkach odbiorcy mogą wykorzystywać dane jedynie do takich celów, dla jakich dane te zostały im przekazane.

5. Okres przechowywania Państwa danych
Przetwarzamy i przechowujemy Państwa dane przez okres trwania naszych relacji handlowych. Okres ten obejmuje przygotowanie umowy oraz realizację umowy. Ponadto podlegamy różnym obowiązkom dotyczącym przechowywania i archiwizowania danych. Dlatego też przetwarzamy Państwa dane przez okres wymagany przez szczególne przepisy prawa (np. uregulowane w ustawie o rachunkowości).

Poza tym przetwarzamy Państwa dane osobowe przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie możemy podnosić oraz jakie mogą być przeciwko nam podnoszone.

Jeżeli dane nie są już wymagane do realizacji zobowiązań i praw wynikających z umowy lub ustawy, są one regularnie usuwane, chyba że ich – ograniczone czasowo – dalsze przetwarzanie dla wymienionych w punkcie 2.2 celów jest uzasadnione przeważającym interesem.

6. Przetwarzanie Państwa danych w kraju spoza Unii Europejskiej lub przez organizację międzynarodową
Przekazywanie danych jednostkom w krajach spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego ma miejsce wówczas, jeżeli jest to wymagane dla wykonania zlecenia/umowy Państwa lub z Państwem, jeżeli jest to wymagane prawem (np. obowiązki wynikające z prawa podatkowego), leży to w uzasadnionym interesie naszym lub osób trzecich, czy też udzielili nam Państwo na to zgody. Przetwarzanie Państwa danych w kraju spoza Unii Europejskiej może mieć przy tym miejsce w związku z włączeniem do przetwarzania zlecenia usługodawców. Jeżeli dla danego kraju brak jest postanowienia Komisji Unii Europejskiej w sprawie odpowiedniego dla tegoż kraju poziomu ochrony danych, gwarantujemy zgodnie z wymogami UE w sprawie ochrony danych poprzez zastosowanie odpowiednich umów, że Państwa prawa i wolności będą chronione i gwarantowane w odpowiedni sposób. Na zapytanie udostępnimy Państwu odpowiednie szczegółowe informacje.

7. Państwa prawa związane z ochroną danych
Pod pewnymi warunkami mogą Państwo dochodzić wobec nas swoich praw dotyczących ochrony danych
• Mają zatem Państwo prawo otrzymywać informację na temat zapisywanych u nas Państwa danych zgodnie z zasadami art. 15 RODO
• Na Państwa polecenie dokonamy sprostowania zgromadzonych na temat Państwa danych zgodnie z art. 16 RODO, jeżeli dane te są niewłaściwe lub błędne.
• Na Państwa życzenie usuniemy Państwa dane zgodnie z zasadami art. 17 RODO, jeżeli nie będzie to sprzeczne z innymi regulacjami prawnymi (np. ustawowe obowiązki dotyczące przechowywania danych) lub naszym prawnie uzasadnionym interesem (np. w celu obrony naszych praw i roszczeń).
• Mając na względzie wymagania art. 18 RODO mogą Państwo zażądać od nas ograniczenia przetwarzania Państwa danych.
• Ponadto na zasadach określonych w art. 21 RODO mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych.
• Mają Państwo również prawo otrzymywać Państwa dane na warunkach art. 20 RODO.
• Ponadto mają Państwo w każdej chwili prawo wycofać udzieloną zgodę na przetwarzanie danych osobowych ze skutkiem na przyszłość (por. pkt. 2.3).
• Poza tym przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego ochronę danych (art. 77 RODO). Jednakże zawsze zalecamy skierowanie skargi najpierw do administratora danych.

Państwa wnioski dotyczące realizowania Państwa praw powinny być w miarę możliwości kierowane pisemnie na wyżej wymieniony adres.

8. Zakres Państwa obowiązków dotyczących udostępniania nam Państwa danychMuszą Państwo udostępniać jedynie te dane, które są wymagane do podjęcia z nami i realizacji stosunków handlowych lub stosunku przedumownego, czy też do pozyskiwania których jesteśmy zobowiązani prawnie. Nie posiadając tych danych w zasadzie nie będziemy mogli zawrzeć lub wykonać umowy. Może to dotyczyć także danych, które będą wymagane później w ramach utrzymywanych stosunków handlowych. Jeżeli prosimy o dane wykraczające poza ten zakres, muszą być Państwo świadomi dobrowolności ich podawania.

9. Istnienie zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach (w tym profilowanie)
Nie stosujemy ściśle rozumianej zautomatyzowanej procedury podejmowania decyzji w rozumieniu artykułu 22 RODO. Jeżeli w przyszłości mielibyśmy stosować taką procedurę w indywidualnych przypadkach, zostaną Państwo o tym poinformowani, jeżeli będzie to wymagane prawem.

W niektórych okolicznościach przetwarzamy Państwa dane częściowo w celu oceny konkretnych aspektów osobistych (profilowanie). W niektórych sytuacjach stosujemy narzędzia analityczne, aby móc udzielać Państwu ukierunkowanych informacji na temat produktów i móc służyć doradztwem. Narzędzia te umożliwiają dostosowane do potrzeb kształtowanie produktu, komunikację i Informacja dotycząca ochrony danych wersja 25.05.2018 nr 01 Strona 3 z 3 reklamę, z uwzględnieniem badania rynku i opinii.

Procedury te mogą zostać zastosowane także w celu oceny Państwa wypłacalności i zdolności kredytowej oraz zwalczania procederu prania brudnych pieniędzy i oszustw. W celu oceny Państwa wypłacalności i zdolności kredytowej mogą zostać zastosowane tzw. „punkty scoringowe”. W przypadku scoringu oblicza się przy zastosowaniu metod matematycznych prawdopodobieństwo możliwości wywiązania się przez klienta z jego zobowiązań płatności, wynikających z umowy. Takie punkty scoringowe pomagają nam np. w ocenie zdolności kredytowej, podejmowaniu decyzji w kontekście zawierania transakcji produktowych oraz zarządzania ryzykiem. Obliczenia opierają się na uznanych i sprawdzonych matematyczno-statystycznych metodach i dokonywane są na podstawie Państwa danych, w szczególności dotyczących przychodów, wydatków, istniejących zobowiązań, zawodu, pracodawcy, okresu zatrudnienia, doświadczeń z dotychczasowych stosunków handlowych, terminowych spłat wcześniej zaciągniętych kredytów oraz informacji pozyskanych z agencji informacji kredytowej. W przypadku tym nie są przetwarzane dane dotyczące obywatelstwa oraz szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.

Informacja dotycząca Państwa prawa wnoszenia sprzeciwu art. 21 RODO
1. Mają Państwo prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie art. 6 ust. 1 f RODO (niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią) lub art. 6 ust. 1 e RODO (niezbędność do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym), jeżeli istnieją ku temu powody, wynikające z Państwa szczególnej sytuacji. Dotyczy to także opartego na tym przepisie profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO.

Jeżeli wniosą Państwo sprzeciw, przestaniemy przetwarzać Państwa dane osobowe, chyba że będziemy mogli udokumentować istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub przetwarzanie będzie służyło dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.

2. W niektórych sytuacjach, za Państwa wyraźną zgodą, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe także w celach marketingu bezpośredniego. Jeżeli nie chcą Państwo otrzymywać reklam, mają Państwo w każdej chwili prawo wnieść wobec tego sprzeciw; dotyczy to także profilowania, jeżeli jest ono powiązane z tego typu marketingiem bezpośrednim. W przyszłości będziemy mieli Państwa sprzeciw na uwadze.

Sprzeciw można wnieść w dowolnej formie kierując korespondencję na adres:

JOST Polska Sp. z o.o. ul.
Motoryzacyjna 6
67-100 Nowa Sól
Polska

Nasze oświadczenie w sprawie ochrony danych oraz informacja dotycząca ochrony danych zgodnie z artykułami 13, 14 oraz 21 RODO mogą od czasu do czasu ulegać zmianie. Wszelkie zmiany będziemy publikować na niniejszej stronie. Poprzednie wersje będziemy Państwu udostępniać do wglądu w archiwum.